Zlecenie outsourcing personalnego na zewnątrz może odciążyć Twój dział, przyspieszyć rekrutacje i ustabilizować koszty.
Kluczem jest dobrze opisana umowa, jasne KPI i rytm raportowania, który daje pełną widoczność nad tym,
co dzieje się z rekrutacjami, kadrami i rozliczeniami. Poniżej znajdziesz praktyczny przewodnik: od wyboru modelu
po wdrożenie i kontrolę jakości.
Na czym polega zlecanie HR na zewnątrz
Usługi HR na zewnątrz to przekazanie dostawcy wybranych procesów kadrowych i rekrutacyjnych – od rekrutacji i onboardingu,
przez administrację kadrowo-płacową, po koordynację czasu pracy i rozliczenia. Najczęstsze cele:
- Szybsze skalowanie zespołów (sezonowość, nowe rynki),
- Odciążenie operacyjne działu HR i menedżerów,
- Przewidywalność kosztów dzięki SLA i stałym modelom rozliczeń.
Dojrzały dostawca zapewnia proces, narzędzia (ATS, e-teczki, raportowanie), standardy jakości oraz odpowiedzialność zapisaną w umowie.
Modele współpracy: czym to się różni
- Usługi HR z odpowiedzialnością za wynik – dostawca rozliczany jest z wyniku procesu (np. zatrudnienia, SLA kadr i płac), a nie wyłącznie z czasu specjalisty.
- Praca tymczasowa – model zatrudnienia (pracodawca użytkownik), nie pełne przejęcie procesów.
- Body leasing / RPO – „specjalista na żądanie” lub przejęcie samej rekrutacji; mniejsza odpowiedzialność operacyjna niż w usłudze HR end-to-end.
Wniosek: jeśli chcesz pełnego odciążenia i rozliczania za wynik, wybieraj usługę z opisanym zakresem odpowiedzialności zamiast samego „czasowo-osobowego” wsparcia.
Koszty, SLA i KPI – jak płacić za wynik
Model kosztów
- Ryczałt miesięczny – stała opłata za zdefiniowany zakres (np. administracja + payroll dla X osób).
- Stawka godzinowa/roboczodzień – elastyczna, ale łącz ją z KPI, by nie płacić tylko „za czas”.
- Opłata za wynik – np. fee za zatrudnienie, bonusy/malus za SLA.
SLA (Service Level Agreement)
- Czasy odpowiedzi (SPO) i realizacji (TTR) dla kluczowych zadań (umowy, listy płac, onboardingi).
- Dostępność, tryb pilny, kanały kontaktu i progi akceptacji.
KPI – przykładowy zestaw
| Obszar | KPI | Cel / interpretacja |
|---|---|---|
| Rekrutacje | Time-to-hire | Dni od akceptacji zapotrzebowania do przyjęcia oferty |
| Rekrutacje | Quality-of-hire | Retencja po 90/180 dniach, ocena menedżerska |
| Kadry i płace | Payroll accuracy | % list płac bez korekt, błędy na 100 teczek |
| Kadry | Onboarding SLA | % kompletnych teczek do dnia startu |
| Operacje | Fill rate / coverage | Pokrycie grafiku, frekwencja, absencje |
| Service | SPO, TTR | Czas pierwszej odpowiedzi i realizacji zgłoszeń |
| Finanse | TCO HR | Koszt całkowity vs baseline (in-house) |
Wdrożenie krok po kroku
- Audyt i cele biznesowe – zdefiniuj baseline KPI i oczekiwany efekt.
- Zakres i odpowiedzialność – rozpisz „kto/co/kiedy/jakim narzędziem”; zdefiniuj progi akceptacji.
- Umowa i SLA – KPI, raporty, kary/bonusy, bezpieczeństwo danych.
- Onboarding operacyjny – dostępy do ATS/kadr-płac, matryca ról, kanały kontaktu.
- Migracja danych i pilotaż – mała próbka (1 dział/lokalizacja) + szybkie poprawki.
- Start i rytm raportowy – status tygodniowy + raport miesięczny/kwartalny.
Zgodność i odpowiedzialność (compliance)
- Podział ról i kierownictwa – usługi HR ≠ praca tymczasowa; nie mieszaj modeli.
- RODO i legal – powierzenia przetwarzania, rejestry czynności, klauzule informacyjne.
- Matryca ryzyk – plan ciągłości działania i czasy przywrócenia.
- Audytowalność – wersjonowanie dokumentów, ścieżki akceptacji, logi operacji.
Jak nie stracić kontroli – 9 zasad
- Jeden właściciel usługi po Twojej stronie.
- Definition of Done dla każdego procesu.
- Progi akceptacji kosztów i jawne widełki.
- Kanban z priorytetami i SLA na typy zadań.
- Dashboard KPI „na żywo”.
- Checklisty i szablony.
- Przegląd kwartalny (retro + plan usprawnień).
- Pilot na małym zakresie, potem skalowanie.
- Wyjście awaryjne – procedura insourcingu/zmiany dostawcy.
Mini-case: szybkie skalowanie zespołu w szczycie sezonu
Produkcja + logistyka, pik zamówień przez 12 tygodni. Założenia: 60 nowych osób w 30 dni, pełne kadry i płace, rozliczenia nadgodzin.
- KPI: 20 zatrudnień/10 dni, time-to-hire ≤ 12 dni, payroll accuracy ≥ 99,5%, SPO ≤ 4h.
- Zakres: rekrutacje + onboarding + administracja + rozliczenia czasu pracy.
- Efekt: target w 28 dni, korekty płac < 0,5%, rotacja 90-dniowa 8% (vs 13% baseline).
- Wnioski: codzienne stand-upy, szablony umów, szybkie akceptacje ofert 8–20.
FAQ
Na czym polega zlecanie HR na zewnątrz?
To przekazanie zewnętrznej firmie zadań związanych z zatrudnieniem i zarządzaniem pracownikami (rekrutacje, onboarding, kadry-płace, rozliczenia) z jasno opisanym SLA i KPI.
Czym to się różni od pracy tymczasowej?
Praca tymczasowa to model zatrudnienia przez agencję dla „pracodawcy użytkownika”. Usługa HR na zewnątrz to przejęcie procesów i odpowiedzialności za wynik w wyznaczonym zakresie.
Ile to kosztuje?
Najczęściej: ryczałt miesięczny, stawka godzinowa lub opłata za wynik (np. za zatrudnienie). Model warto połączyć z KPI i bonusami/malusami.
Jakie procesy można oddać?
Rekrutacje, onboarding, administracja kadrowo-płacowa, koordynacja grafiku i rozliczeń, BHP/szkolenia, raportowanie.
Kto jest pracodawcą w tym modelu?
W usługach HR dostawca świadczy usługę i rozlicza wynik procesu; szczegółowe role i odpowiedzialności definiuje umowa (to inny model niż praca tymczasowa).
Jak wygląda wdrożenie?
Audyt i cele → zakres i umowa z SLA → onboarding narzędzi i zespołów → pilotaż → start i cykliczne raporty KPI.
Jakie KPI mierzyć?
Time-to-hire, quality-of-hire/retencja, payroll accuracy, SPO/TTR, fill-rate i TCO HR względem baseline’u.
Jak zadbać o zgodność (compliance)?
Wyraźny podział ról, powierzenia danych, matryca ryzyk i audytowalne ścieżki akceptacji.
Czy to działa przy sezonowości?
Tak – to typowe użycie: szybkie skalowanie zasobów na czas pików, z utrzymaniem jakości i przewidywalnych kosztów.
Jak utrzymać kontrolę nad kosztami?
Progi akceptacji, transparentne raporty, stały rytm przeglądów i bonusy/malus powiązane z KPI.
Potrzebujesz elastycznego wsparcia HR?
Porozmawiajmy o celach i KPI dla Twojej organizacji. Przygotujemy zakres, SLA i model rozliczeń dopasowany do sezonowości i tempa rekrutacji.
- Bezpłatny audyt procesów i KPI
- Propozycja zakresu i SLA
- Harmonogram wdrożenia (pilot → pełne uruchomienie)
